Cliente: Bárbara Rey Actis — investigadora, docente universitaria y consultora especializada en longevidad e innovación social
Fecha de la última actualización: 8 de abril de 2026
Contexto
Perfil profesional
Bárbara Rey Actis es investigadora, docente y consultora con actividad altamente diversificada y en plena transición estratégica. Su especialización es la longevidad e innovación social, con proyección internacional creciente (BID).
Directora de MBA Tech — 170 alumnos y 26 profesores (~6h/día)
Doctoranda en longevidad — investigación activa, congresos y publicaciones
Consultora independiente — BID × 2, Danone, Santa Lucía, Banca de las Oportunidades
Stack actual
RefWorks: gestión de citas y referencias (uso parcial, archivos desorganizados)
Excel: seguimiento financiero, completamente separado del sistema
Outlook + Spark: gestión del correo. Spark como cliente principal
Word + Canva: elaboración y maquetación de ofertas y entregables
Notion (plan Business): adoptado pero sin estructura sólida
Claude / Perplexity: IA para trabajo profesional e investigación
Flujo operativo actual
Los tres circuitos conviven de forma completamente desconectada entre sí, sin una fuente de verdad única que los integre. Cada consulta requiere buscar en varios sistemas a la vez.
Fricciones críticas
No existe una fuente de verdad única
La información vive en RefWorks, Excel, carpetas locales, Outlook y Notion sin conexión. Cada consulta requiere buscar en varios sitios. Impacto: horas perdidas y decisiones sin información completa.
Gestión de fuentes académicas manual y no escalable
RefWorks gestiona citas pero los archivos están desorganizados. No hay sistema para clasificar por temática, marcar estado ni vincular fuentes a proyectos. Impacto: duplicación de trabajo y pérdida de conocimiento ya generado.
Finanzas completamente desvinculadas del sistema operativo
El seguimiento económico vive en Excel separado. Sin visibilidad de qué proyectos están facturados ni qué cobros están pendientes. Impacto crítico en la transición hacia independencia económica.
Más fricciones operativas
Proyectos de consultoría sin estructura común
Cada proyecto se gestiona ad hoc. Sin fases estándar, entregables tipificados ni seguimiento de estado. Imposible saber de un vistazo cuántos proyectos están activos y en qué fase.
Ofertas y presupuestos no centralizados
Se elaboran en Word, se maquetan en Canva y no quedan vinculados al cliente ni al proyecto. Se pierde trazabilidad completa de cada oferta.
Sin CRM operativo
Los contactos y clientes (BID, Danone, Santa Lucía…) no están estructurados. Sin registro centralizado de historial, estado y oportunidades de los 5-6 clientes grandes al año.
Conocimiento generado sin reutilización sistemática
Los proyectos producen conocimiento valioso sobre longevidad e innovación social que podría reutilizarse, pero sin vinculación entre fuentes y proyectos ese potencial se pierde.
Objetivos del proyecto
Panel de control diario
Abrir Notion cada mañana y ver el estado de todos los proyectos activos, fases, entregables pendientes y fechas clave.
Base de fuentes unificada
Fuentes académicas y profesionales clasificadas por temática y estado, vinculadas a los proyectos que las usan.
Gestión centralizada de ofertas
Todas las ofertas y presupuestos vinculadas a cliente y proyecto, con visibilidad del estado de cobro.
CRM operativo
Directorio de clientes y contactos clave organizados por tipo, con historial de proyectos y facturación total.
Panel financiero básico
Ingresos esperados, facturas emitidas y cobros pendientes integrados en el sistema, sin depender de Excel.
Reutilización del conocimiento
Al iniciar un proyecto nuevo, poder ver qué fuentes y conocimiento relevante ya existe en el sistema en segundos.
Arquitectura propuesta en Notion
Fuentes
Cada fuente académica o profesional con tipo, título, DOI, abstract, temáticas vinculadas, estado y notas de análisis.
Temáticas
Taxonomía de temas para clasificar fuentes y proyectos: longevidad, innovación social, metodología, finanzas. Área: académica / consultoría / docencia.
Proyectos
Cada proyecto de consultoría, investigación, formación o académico con tipo, cliente, estado, fase actual, fechas clave y fuentes relacionadas.
Tareas
Acciones concretas dentro de cada proyecto con responsable, estado, fecha límite y prioridad.
Empresas
Directorio de organizaciones (BID, Danone, Santa Lucía…) con tipo, sector, proyectos vinculados y facturación total.
Personas
Contactos individuales con cargo, empresa vinculada, tipo de relación y notas.
Documentos
Ofertas técnicas, económicas y entregables redactados en Notion con Notion AI, vinculados a empresa y proyecto.
Wiki de Procesos
SOPs y guías de trabajo documentados en paralelo a la implementación para dar contexto a la IA y facilitar delegación futura.
Front-end operativo (vistas de trabajo)
Panel de Control Diario
«Proyectos activos»: Kanban por fase
«Mis próximas fechas»: calendario de entregables e hitos de cobro
«Fuentes por revisar»: pendientes de leer priorizadas por proyecto
«Cobros pendientes»: ofertas aceptadas no cobradas con importe y fecha
Panel de Investigación
Vista de Fuentes por temática (galería o tabla con filtros)
Vista de Fuentes por proyecto activo
Vista de Temáticas con número de fuentes vinculadas
Panel Financiero Básico
Vista de Ofertas por estado (borrador / presentada / aceptada / cobrada)
Vista de facturación por cliente (rollup de importes)
Ingresos esperados en los próximos 3 meses
Entidades: plan de implementación
Una Entidad es un módulo funcional completo del sistema: bases de datos, dashboards, plantillas/SOPs y criterio de «Listo» en uso real. Ciclo por entidad: Modelado (1 sem.) → Front-end (1 sem.) → Implementación (1–3 sem.)
Fuentes y Referencias
Base de conocimiento académico y profesional. BD Fuentes + Temáticas. Vistas tabla, «Por revisar», galería y contador por temática. Complejidad: alta (migración desde RefWorks, carpetas y correo).
Proyectos y Tareas
Panel de control operativo. BD Proyectos + Tareas. Kanban por fase, vista «Proyectos activos», calendario y lista «Mis tareas de hoy». Complejidad: intermedia.
CRM y Documentos
Directorio + pipeline financiero. BD Empresas + Personas + Documentos. Vistas CRM, pipeline de documentos, «Cobros pendientes» y facturación por empresa. Complejidad: intermedia.
Wiki de Procesos (transversal)
Documentación paralela de SOPs y flujos durante cada entidad. Sin coste adicional ni semanas extra. Da contexto a Notion AI y facilita delegación futura.
Hoja de ruta y cadencia
Las sesiones son reuniones de trabajo de 1 hora. Por cada entidad: Sesión 1 al finalizar el Modelado (semana 2), Sesión 2 al iniciar Implementación (semana 3), Sesión 3 de revisión de adopción y ajustes (semana 4).
Checkpoint 1 — Semana 4
«Fuentes organizadas»: todas las fuentes académicas y profesionales en Notion, clasificadas y vinculables. RefWorks pasa a ser herramienta secundaria solo para exportar citas APA.
Checkpoint 2 — Semana 8
«Proyectos en control»: todos los proyectos activos en Notion con fase actualizada. Bárbara ve su carga de trabajo completa de un vistazo cada mañana.
Checkpoint 3 — Semana 12
«CRM y Documentos operativo»: directorio activo, pipeline de documentos en marcha. Las ofertas y entregables se redactan en Notion con Notion AI. Word y Excel dejan de ser necesarios.
Próximos pasos
Revisar y confirmar el diagnóstico
Bárbara confirma que el desglose de entidades y el orden propuesto refleja bien sus prioridades y necesidades actuales.
Aceptación de la propuesta
Confirmación del presupuesto y modalidad definitivos. Definir el nivel de privacidad requerido para los datos del doctorado (condiciona el plan de Notion recomendado).
Fijar fecha de inicio y cadencia
Establecer el calendario de fases e inicio de construcción. Idealmente arrancar en lunes para respetar los ciclos semanales de cada entidad.
Accesos al Notion de Bárbara
Permisos para Edu en el workspace de Notion de Bárbara para poder iniciar la fase de Modelado de la Entidad 1 (Fuentes y Referencias).